U kunt een relatie waar nog boekingen aan hangen niet verwijderen.
In dit geval gaat de fiscale wetgeving boven de AVG. U moet gegevens van relaties verwijderen als die daar om vragen, behalve als u kunt aantonen dat u die gegevens werkelijk nodig heeft om uw bedrijf of stichting te voeren, of er een wettelijke plicht bestaat om de gegevens wel te bewaren. Hier is er sprake van het laatste: volgens de belastingwetgeving moet u financiële gegevens minstens zeven jaar bewaren.
Een alternatief zou kunnen zijn om de persoonsgegevens van uw relatie te anonymiseren, maar ook dit is belasting-technisch niet altijd aan te raden. Dit geldt met name voor donaties aan ANBI-instellingen.
Mogelijkheden
U kunt wel alvast bij deze relatie de vinkjes Geen digitale post en Geen brievenbuspost op het tabblad Overig van de relatiekaart aanzetten. Ook kunt u in het beheer-menu, onder Relaties → Algemeen een nieuwe status aanmaken, bijvoorbeeld AVG of Recht van Vergetelheid, en vervolgens relaties met deze status niet meer opnemen in, bijvoorbeeld, rapporten en mailingen.
Na de betreffende zeven jaar kunt u wel de relatie loskoppelen van de boekingen. Daarna kunt de relatie wel verwijderen.
Om relaties weg te mogen gooien, moet de laatste boeking liggen voor de begindatum van het boekjaar van zeven jaar terug.
Voorbeeld:
De laatste boeking moet liggen voor 1-1-2013, als u uitgaat van boekjaar 2020.
Maar boekjaar 2020 is nog niet afgesloten, dus moet u uitgaan van boekjaar 2019.
Dan moet de laatste boeking dus liggen voor 1-1-2012.
Is dat het geval? Dan kunt u de relatie verwijderen.
Automatisch loskoppelen
Op het tabblad AVG van de relatiekaart vindt u, naast de knoppen Recht op inzage en Recht op dataportabiliteit ook een knop Recht op schrapping. Hiermee kunt u automatisch de volgende items van de relatie verwijderen:
- Boekingen ouder dan zeven jaar
- Abonnementen
- Toezeggingen
Zijn deze verwijderd, dan kunt u daarna de relatie zelf verwijderen.
Deze knop verschijnt alleen als de relatie geen boekingen heeft van jonger dan zeven jaar. (Nieuwere toezeggingen zijn wel toegestaan, zolang er maar geen incasso op is gedaan of anderszins een boeking uit is voortgekomen.) Drukt u erop, dan krijgt u een overzicht van het aantal items dat verwijderd:
Klikt u vervolgens op de knop Verwijderen, dan worden deze gegevens losgekoppeld; vervolgens kunt u ook in de relatiekaart zelf op de knop Verwijderen drukken om de relatie helemaal te schrappen. (Mocht de relatie geen boekingen of andere lopende gegevens hebben, dan krijgt u daar ook een melding van, en kunt u de relatie al zonder problemen verwijderen.)
Facturen
Als deze relatie boekingen in bank-, kas- of memoriaal-dagboeken, dan wordt uit die regels gewoon de verwijzing naar de relatie verwijderd. Dit is voor de rest van de boekhouding geen probleem: u kon altijd al een regel in een van deze dagboeken aanmaken waar geen relatie aan gekoppeld zit, en de totalen blijven gewoon het zelfde. Het is dus net of u hier een regel hebt geboekt waar nooit een relatie in zat, en dat mag.
Een inkoop- of verkoopfactuur staat echter altijd op naam. U kunt ook geen factuur maken zonder relatienummer erin. Wel kunt u een factuur omboeken van de ene relatie naar de andere, maar een factuur zonder relatie kan niet. Dit is dus een speciaal geval: koppelt u een oude factuur los van een relatie, dan verschijnt die voortaan in de lijst onder de naam (losgekoppeld i.v.m. AVG). U kunt de factuur daarna nog wel inzien en wijzigen, maar u kunt hem nooit meer aan een (andere) relatie koppelen. Deze factuur is voortaan expliciet AVG-geschrapt: u hebt nog wel de financiële gegevens, maar de relatie is vergeten.