FAQ

U kunt relaties samenvoegen. OVAS Connect zal proberen zo veel mogelijk gegevens te behouden, maar dubbele gegevens kunnen verloren gaan. U zult dus moeten kiezen welke relatie uw eigenlijke relatie is. De gegevens van deze relatie worden in ieder geval bewaard. De gegevens van de andere relatie worden alleen dan bewaard als die van de […]

U kunt een lijst genereren van al uw relaties die aan meer gecompliceerde voorwaarden voldoen door middel van de optie Selecties. U kunt daarbij denken aan „alle niet-actieve relaties die een postcode hebben tussen 8300 en 8324”, maar ook aan „relaties die een e-mailadres hebben, gesorteerd op geboortedatum” of „giften van relaties tussen €20 en €100,

Om een selectielijst te kunnen e-mailen of een afdruk samen te kunnen voegen heeft het systeem de relatienummers van de geselecteerde relaties nodig. Die worden gebruikt om de rest van de gegevens in te vullen. Dit is nodig omdat veel e-mails en sjablonen meer gegevens invoegen dan comfortabel in een selectielijst kunnen worden getoond. Zo

Als u bijvoorbeeld een giftenoverzicht opvraagt, en u hebt veel relaties die meerdere (bijvoorbeeld periodieke) giften hebben gedaan, dan kan u veel schijnbaar dubbele regels in uw overzicht krijgen. De eenvoudigste oplossing is dan om uw rapport te laten groeperen op Relatienummer. In uw overzicht (en de export naar Excel) krijgt u dan de bedragen

Een overzicht van alle giften die uw relaties in een bepaald jaar hebben gedaan kunt u per relatie opvragen via de relatiekaart, of voor alle donateurs (of zelfs alle relaties, donateur of niet) onder Selecties. In beide gevallen gaat daar wel wat voorbereiding aan vooraf, maar het meeste hiervan hoeft maar een maal te gebeuren. Grootboekrekening

In een giftenoverzicht worden boekingen uit de volgende dagboeken meegenomen: Uit deze dagboeken worden alle boekingen geselecteerd die gedaan zijn op een winst- en verliesrekening die gekenmerkt is als Giften of donaties. Als u nog niet zo’n grootboek hebt, maakt u deze als volgt aan:

U kunt een relatie waar nog boekingen aan hangen niet verwijderen. In dit geval gaat de fiscale wetgeving boven de AVG. U moet gegevens van relaties verwijderen als die daar om vragen, behalve als u kunt aantonen dat u die gegevens werkelijk nodig heeft om uw bedrijf of stichting te voeren, of er een wettelijke plicht bestaat

Als u een briefaanhef van een relatie wilt wijzigen, bijvoorbeeld omdat u “geachte” in plaats van “beste” wilt gebruiken of omdat u één bepaalde relatie met zijn voornaam wilt aanspreken, dan zijn er twee mogelijkheden: Deze aanhef wordt dan alleen voor deze relatie gebruikt. Vervolgens kiest u voor alle relaties die deze aanhef moeten krijgen

In Connect kunt u relatiegegevens in bulk opvragen door gebruik te maken van Selecties. Deze optie vindt u in het menu onder Relaties. In de selecties kunt u alle gewenste velden opnemen en exporteren. Daarnaast is het mogelijk om van een relatie alle geregistreerde gegevens op te vragen op de relatiekaart onder het tabblad AVG. De laatste optie (AVG)