Ondervind je problemen met mails die je naar je contacten verstuurd omdat deze in de spam map aankomen of wegens spam geweigerd worden? De oplossing hiervoor is helaas niet zo simpel doordat we vandaag de dag mailverkeer heel anders gebruiken dan waar het oorspronkelijk voor ontwikkeld was. Er kunnen diverse redenen zijn waarom een ontvanger je mails als spam binnen krijgt of zelfs weigert op grond van spam. In dit artikel bespreken we de meest voorkomende vormen en wat je hier aan kunt doen om de kans dat dit voorkomt zo klein mogelijk te maken.
Meest voorkomende oorzaken:
Woordgebruik
Als je mails geweigerd worden op basis van de inhoud krijg je daar in de meeste gevallen een bericht over, maar dit hoeft niet altijd zo te zijn. Als je van de ontvangende server er reactie over krijgt dan zal dat zoiets zijn als “550 the content of this message looked like spam”. Dit betekent dat de inhoud van je mail woorden of teksten bevat die sterk op spam lijken, het spamfilter van de ontvangende partij weigert je mail dan puur op basis van de inhoud.
Hieronder een aantal voorbeelden van woorden / onderwerpen die voor spam filters een reden kunnen zijn om je mail als spam te zien. Uiteraard is de context en hoeveelheid van het gebruik van het woord / onderwerp hier deels bepalend in. Je kunt online verschillende websites vinden die uitgebreidere lijsten hanteren. In essentie komt het erop neer dat je moet opletten welke woorden en onderwerpen je in je mails gebruikt en waar je de nadruk op zet.
• Gratis
• Korting
• Voordeel
• Speciale aanbieding
• Viagra
• Sexueel getinte zaken
• Drugs
• Medische behandelingen
• Bestel vandaag
• Dit is geen spam
• Abonneer
• Bespaar
Verkeerd ingestelde DNS
Het is mogelijk dat de ontvangende partij checks doet middels SPF en DKIM, dit zijn DNS records die jezelf voor je domein kunt beheren. Bij een shared hosting pakket en een domein wat via ons loopt wordt dit automatisch voor je ingesteld, eventuele wijzigingen dien je zelf te onderhouden. Cloud gebruikers dienen voor DKIM zelf hier de configuratie voor uit te voeren, ook SPF is onder eigen beheer.
Om te controleren welke punten in je mailverkeer verbeteringswaardig zijn kun je een test e-mail sturen naar een test adres op mail-tester.com. De uitkomst hiervan geeft aan op welke punten verbeterd kan worden, bij een simpel test mailtje zul je mogelijk wel minpunten krijgen omdat de tekst bekend is of dergelijke, dat kun je uiteraard negeren.
De meest voorkomende punten die eenvoudig opgelost kunnen worden zijn die SPF en DKIM records. Indien je bijvoorbeeld een eigen mailserver gebruikt i.p.v. die van Neostrada raden we aan om die middels een include toe te voegen aan je bestaande SPF record. Hiermee laat je ontvanger die hierop controleren weten dat die mailserver erkend is om te mailen via jou domein. DKIM kan daarnaast helpen als extra verificatie middel voor ontvangers.
Bij enkele ontvangers kan een DMARC ook helpen. Hoewel deze eenvoudig in te stellen is is het niet erg als deze ontbreekt, mail-tester geeft je er ook geen punten aftrek voor. Reden hiervoor is omdat DMARC niet erg veel gebruikt wordt.
Met de combinatie die hierboven genoemd staat kun je in de meeste gevallen de mail-tester succesvol doorlopen. In sommige gevallen worden er ook punten genoemd die over de inhoud of opmaak gaan. Het is raadzaam die adviezen op te volgen ook als ze niet veel punten aftrek geven. Bij een hoge mail-tester score is de kans dat mails om technische en inhoudelijke redenen als spam gezien worden in theorie laag.
De ontvangende partij blokkeert je domein
Het is mogelijk dat de ontvangende partij een zwarte lijst hanteert van domeinen die zij niet vertrouwen. Om te weten of dat het geval is kun je het beste eerst contact opnemen met je ontvanger of deze niet zelf je domein per abuis in het spamfilter gezet heeft (als hij/zij die mogelijkheid heeft), anders kan de ontvangende host of de e-mailbeheerder je daar mogelijk meer over vertellen.
In sommige gevallen geeft de ontvangende server hier ook een reactie over via het mail delivery system. Dit kan er o.a. uitzien als “550 Email blocked by …” of “550-Message refused by spam filter”.
IP reputatie
Indien je bij ons een Cloud / VPS afneemt is het mogelijk dat het ipadres van je server een bepaalde reputatie opgebouwd heeft bij ontvangende partijen die in het nadeel (of voordeel) werkt voor het ontvangen van e-mails vanaf je server.
De ip reputatie wordt door meerdere factoren bepaald, denk hierbij aan de inhoud van de doorsnee berichten, berichten die vaak in de spam geraken, de totale hoeveelheid van de verzonden e-mails, berichten die naar niet-bestaande e-mailboxen worden verzonden (dit is typisch gedrag van spammers). Dit alles wordt gebruikt om de reputatie van je ipadres te bepalen. Indien een ontvangende server naar deze reputatie kijkt kan deze bepalen om de mail al dan wel of niet te bezorgen bij de ontvanger.
Indien je geen Cloud / VPS afneemt bij ons maar een van de shared hosting pakketten dan is het bovenstaande niet van toepassing op jou. De uitgaande mail verloopt dan namelijk niet via het ip van de webserver maar via onze uitgaande ip’s van SpamExperts.
Domein reputatie
Net als een IP adres kan een specifiek domein ook een reputatie opbouwen. Mocht je domein onverhoopt misbruikt zijn door een hacker die duizenden mails heeft verstuurd via je domeinnaam dan is de kans grote dat diverse partijen dat domein op een lijst hebben staan met bekende domeinen via waar veel spam gestuurd wordt. Dit kan er voor zorgen dat de ontvanger van je mails deze weigert. Een foutmelding die je hierbij terug kunt krijgen is bijvoorbeeld “Our system has detected that this message is likely suspicious due to the very low reputation of the sending domain. To best protect our users from spam, the message has been blocked.“.
Helaas is er niet een standaard manier om van deze reputatie af te komen. Het is aan ontvangers of ze deze willen hanteren. In de meeste gevallen zal de domein reputatie na verloop van tijd weer normaal worden, uiteraard afhankelijk van de uitgaande mails afkomstig van dat domein.
Spamfilters ontvangende partij
De meeste hosts hanteren publiekelijk bekende lijsten die aangeven of een bepaalde afzender of uitgaand ipadres bekend staat wegens het versturen van spam. Deze lijsten worden ook gecheckt op het moment dat je op mail-tester.com een test doet op je mailverkeer. Op het moment dat je op een dergelijke lijst staat kun je met ons per mail contact opnemen om je te helpen met een passende oplossing.
Backscatterrer
Enige uitzondering op deze spamlijsten is Backscatterer. Backscatterer.org bevat blacklist-servers die gebruik maken van zogenaamde “afzender verificatie” bijschriften. Dit is algemeen geaccepteerd gedrag, en conform de regels van SMTP-RFC 5321. Omdat backscatterer.org niet de officiële regels volgt, staan de meeste (legitieme) mailservers op de blacklist over de hele wereld. Daarom wordt dit nooit gebruikt door een partij om de e-mail te blokkeren en kun je een vermelding hierop negeren.
SpamRL
SpamRL werkt op domein basis om te kijken of er veel spam mails vanuit een adres afkomstig zijn. Als je op deze lijst terecht komt kan het voorkomen dat een partij op basis hiervan je mails weigert. Je ontvangt dan een mailtje met deze melding: “550 A URL in this email (DOMEIN) is listed on https://spamrl.com/” waar DOMEIN dan je domeinnaam is.
Je domein kan hierop komen als deze spam verstuurd heeft, al zien we in de praktijk ook vermeldingen bij net nieuw geregistreerde domeinen waardoor er geen logische reden voor lijkt te zijn. Je kunt het beste een delistning op de website van SpamRL aanvragen wanneer mogelijk of contact opnemen met info@ovas.nl
Greylisting
Greylisting is een methode om spammende servers te onderscheiden van gezonde servers. Dit doet men door te werken met een whitelist en een optionele blacklist. Op het moment dat greylisting actief is en een mail van een afzender bij de server aankomt voor bezorging, zal de ontvangende server op de whitelist en blacklist kijken of deze bezorgd mag worden. Op het moment dat het om een onbekende afzender gaat zal de mail initieel geweigerd worden met een melding naar de afzender dat het om greylisting gaat.
Een gezonde server zal na een greylistingmelding op een later tijdstip nogmaals proberen de mail te bezorgen waarna de ontvangende server kan besluiten dat dit inderdaad een gezonde server is en de mail accepteren. Vaak kom jij als afzender dan automatisch op de whitelist waardoor in het vervolg mails gewoon meteen aankomen. Een spammer maakt gebruik van wat we een ongezonde server noemen, deze is bedoeld om alleen maar te zenden. Spam mails die door greylisting terugkomen vormen een erg grote wachtrij waar de spammer geen behoefte aan heeft dus die worden niet nogmaals verstuurd. Op deze manier kan greylisting een handig methode zijn om spammende servers van de normale servers te onderscheiden.
Het probleem met greylisting is dat jij als eindgebruiker hier een hoop hinder van kan ervaren. Het kan voorkomen dat jij een mail naar een partij stuurt en dat je deze melding terug krijgt “Delay reason: SMTP error from remote mail server after end of data: 421 4.2.0 MXIN613 Greylisting wait period active. Please retry later.“. Dit betekent dat je mail dus door de greylist is tegengehouden en notitie van je gegevens heeft gemaakt, als je nogmaals de mail stuurt zal de server deze herkennen en toelaten. Afhankelijk van de instellingen van de ontvanger kan het voorkomen dat je niet meteen op de whitelist komt.
Grote gratis e-mail providers (Gmail, Hotmail, Live, Yahoo, etc)
De grootste gratis e-mailproviders zoals Gmail, Hotmail, Live en Yahoo hanteren eigen spamfilters. Het komt helaas voor dat deze partijen in veel gevallen beslissingen nemen om je niet-spambericht toch als spam te beschouwen. Hier is helaas niet veel aan aan te doen omdat je niet kunt inzien wat voor de spamfilters de aanleiding is.
Wanneer je toch onverhoopt problemen ondervindt waarbij mails als spam worden gezien bij het mailen naar bovenstaande mailproviders kan je natuurlijk contact opnemen met deze partijen. Helaas is de ervaring dat ze weinig informatie kunnen verschaffen over de manier waarop de mails worden gemarkeerd of verwijderd onder het mom van spam. Deze partijen bieden gratis e-mail diensten aan, en dus zijn ze voorzichtig met het verschaffen van informatie of controle over de filters die ze gebruiken. Wanneer je gebruik maakt van een gratis e-mail provider geef je deze controle uit handen en gebruik je de services op eigen risico, waardoor het lastig te bepalen is waarom mails als spam worden gezien.
Veilige afzenders
Bepaalde gratis e-maildiensten zoals Hotmail werken met een anti-spam systeem waarbij gekeken wordt naar het domein van de afzender van een e-mail. Als dit domein niet in de Contactpersonen of Veilige Afzenders lijst van de ontvanger voorkomt en nog niet eerder gemailt heeft dan zal die mail standaard in de spambox aankomen. De ontvangers van je e-mails kunnen dit het beste oplossen door je e-mailadres aan deze lijst van veilige afzenders toe te voegen.
Het toevoegen van een afzender aan de lijst met veilige afzenders kan alsvolgt gedaan worden door de ontvanger van je e-mails:
Stap 1. Meld je aan bij je e-mail account.
Stap 2. Klik in de rechterbovenhoek van de postvakpagina op het tandwielpictogram, klik hierna op Meer e-mailinstellingen.
Stap 3. Klik onder Ongeleide e-mail voorkomen op Veilige en geblokkeerde afzenders.
Stap 4. Klik op Veilige afzenders.
Stap 5. Typ in de lijst Veilige afzenders het volledige e-mailadres of de domeinnaam van het e-mailadres.
Stap 6. Klik vervolgens op Toevoegen aan lijst.
Nadat je ontvanger dit gedaan heeft zal Hotmail je mails niet meer als spam zien en gewoon in de mailbox laten bezorgen.
Part of their network is on our block list
Indien je gebruik maakt van een Cloud of VPS kan het voorkomen dat deze spammails verstuurd. Op de Shared Hosting gaan we dit tegen in samenwerking met SpamExperts, deze kun je eventueel ook voor Cloud afnemen als je dat wilt.
Zonder SpamExperts kan het voorkomen dat je mails naar een van de eerder genoemde grote providers terug krijgt met de melding “550 5.7.1 Unfortunately, messages from [IP] weren’t sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list”.
Dit houd in dat het ip van je server veel mails verstuurd heeft naar bijvoorbeeld een Hotmail adres die gezien worden als spam. Microsoft heeft dan het hele ip van je server geblokkeerd. Het is aan te raden om na te gaan wat hier de oorzaak van is. Dit kan al gebeuren als een account een fordwarder heeft naar een adres en het spamfilter uit staat, spam mails worden dan doorgestuurd waardoor deze afkomst zijn vanaf jou ipadres. Je kunt met onze support contact opnemen om een delistning aan te vragen zodat het ip weer van die blokkeer lijst af gaat. Hiervoor hebben we dan wel een van die foutmeldingen nodig waaruit blijkt dat deze geblokkeerd is.
Let op: Bovenstaande ip blok is alleen op Cloud / VPS diensten van toepassing. Mocht je twijfelen of je op je shared hosting pakket hier last van hebt, neem dan gerust contact met onze support op.
Website formulier mails komen in SPAM aan
Standaard mailen de meeste CMS systemen niet via de SMTP server voor uitgaande mail. Indien je een contact formulier gebruikt of bijvoorbeeld een bestellingsysteem dan kan het voorkomen dat deze ook niet de SMTP server gebruikt voor het versturen van de mails. In dat geval wordt het systeemaccount van de webserver gebruikt welke aan je cPanel gebruiker is gekoppeld. Het nadeel hiervan is dat dit niet het echte mailadres is waar je mee mailt en dat deze mailbox als catch-all gebruikt wordt en dus niet geschikt is voor de uitgaande mails. Veel ontvangers zien deze mails dan ook als spam.
rDNS
De DNS van je domein regelt hoe verzoeken op je domein afgehandeld worden en naar welke servers, zo ook je mailverkeer. rDNS staat voor reverse DNS wat gebruikt wordt door mensen om een ip te ‘vertalen’ naar de hostname van een server. Hoewel dit niet per definitie vereist is om mee te mailen kan het op een Cloud server voorkomen dat je een ontvanger tegenkomt die je mails weigert op basis van het niet kunnen vinden van de rDNS. Als je gebruik maakt van de Shared Hosting zul je hier geen last van hebben omdat op al onze servers dit is ingesteld.
Indien je rDNS ingesteld wilt hebben op je Cloud kun je het best contact opnemen met onze support. Wij kunnen deze voor je instellen of aanpassen zodat het ip van je Cloud server de hostname als antwoord terug geeft bij een rDNS verzoek (bijvoorbeeld een nslookup op het ip).
Hoe krijg ik 100% succesvolle bezorging?
Helaas is een 100% succesvolle bezorging onmogelijk, je blijft namelijk afhankelijk van hoe de ontvangende partij jou mails behandeld. Wat de beste resultaten geeft is alle verificatie checks die mail-tester aangeeft doorvoeren zodat er technisch geen reden kan zijn om je mails als spam te zien, daarnaast is de inhoud dus ook belangrijk. Dit vergroot de kans dat e-mails niet in de spambox van je ontvanger terecht komen. Deze acties garanderen echter geen 100% inbox aflevering.
Indien er technisch geen reden meer zichtbaar is om mails als spam te beschouwen maar dit toch gebeurt kun je het beste contact op nemen met de ontvangende partij. Zij kunnen mogelijk in hun maillogs achterhalen wat hier de aanleiding voor is.