De projectwinkel is ingedeeld in drie niveaus: locaties, projecten en onderdelen. Niet al deze drie niveaus hoeven gebruikt worden. Ook met een enkele locatie en geen onderdelen (dus in feite alleen projecten) is de projectwinkel al nuttig.
Locaties
Projecten worden ingedeeld in locaties. Deze indeling is niet van belang voor Connect zelf of voor de boekhouding, maar kan wel handig zijn voor uw eigen overzicht, met name als u projecten in verscheidene landen hebt. Voor elke locatie kunt u een titel of naam (bijvoorbeeld een plaatsnaam) opgeven, of deze locatie nog actief is, in welk land deze locatie zich bevindt, en een omschrijving. Deze omschrijving is vooral van belang als u via de API-koppeling uw projecten op uw website per locatie toont.
U kunt projecten aan een locatie toevoegen op de Projecten-tab van de locatie, maar ook in de locatielijst zelf.
Als u per locatie maar een project hebt, is het ook mogelijk maar één locatie in te voeren (bijvoorbeeld genoemd naar uw hoofdkantoor), en alle projecten daar onder te hangen. In feite slaat u deze stap dan over. Locaties zijn vooral nuttig indien u bijvoorbeeld drie projecten in Amsterdam hebt, zes in Berlijn, en vier in losse plaatsen verspreid over Frankrijk.
Projecten
Projecten zijn – de naam zegt het al – de kern van de projectwinkel. Een project is een doorlopend of tijdelijk, maar zelfstandig onderdeel van uw fondsenwerving. Het kan hier gaan om een specifiek doel dat blijvend ondersteund wordt, zoals een lopend project in de derde wereld; of een herhaaldelijk terugkerend event zoals een sponsorloop; of zelfs een eenmalig project zoals de restauratie van een gebouw. Alles waar u giften voor binnenkrijgt en wat u als aparte bestemming in uw overzichten terug wilt zien is in feite geschikt om als project te worden opgenomen.
Voor elk project zijn de volgende gegevens beschikbaar:
Mutatie-overzicht
Zodra er boekingen worden gedaan op de kostenplaats die aan een project is gekoppeld, ziet u deze in het mutatie-overzicht op de tweede tab. Hierbij worden alle boekingen op die kostenplaats meegenomen, of die nu op een specifiek onderdeel van dat project (via de API) is betaald, of “los” op die kostenplaats is geboekt. U kunt dus zowel de giften via onderdelen organiseren, of als u dat niet nodig vindt, alleen per project. In onderstaand voorbeeld is er een donatie gedaan op een project-onderdeel, namelijk het onderdeel Ansichtkaarten, en bovendien een “zomaar”-donatie die los in het kasboek terug te vinden is:
Het heeft dus voordelen om de kostenplaatsen te gebruiken, en die optimaal in te delen voor uw project-organisatie.
Onderdelen
Onderdelen (ook wel Acties genoemd) zijn in feite een verdere indeling van projecten. De gegevens voor een projectonderdeel zijn de zelfde als die voor een project, behalve dat een projectonderdeel niet alleen onder een locatie, maar ook onder een project valt, en dat de prijs niet in onderdelen gesplitst kan worden.
Het grote voordeel van projectonderdelen is dat betalingen die via de API in Connect worden ingevoerd, rechtstreeks aan één specifiek actie kunnen worden gekoppeld, ook als deze de zelfde kostenplaats gebruikt als alle andere onderdelen van het project. (Dit laatste is overigens vaak wel aan te raden.) Zo krijgt u in feite nog een extra niveau van inzicht. Ook bij het uitlezen via de API kunt u opvragen welke betalingen er op een onderdeel gedaan zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld met een “thermometer” laten zien hoe dicht deze actie al bij zijn wervingsdoel is.